对增强政府工作简报可读性的浅谈

时间：2020-03-20 21:10 来源：网络作者：佚名阅读：次

简报是各级政府用于指导工作的一种重要的应用文体。在各种应用文体中，它是使用频率较高的。既然如此，如何下功夫写好简报，更好地发挥它的作用，注重它的效果，做到可读性强，是一个应该引起重视和值得研究的问题。
从我们每天所接收到的上下左右发来或送来的大量简报中，感到目前在简报写作上存在着这样几个问题：
一是文字长而空。有不少的简报字数长达三四千字，而言而无物，空话占据大量篇幅。在当今时代，我们各级政府领导同志每天工作处于紧张繁忙状态，而坐下来看文件的时间是有限的，而需要看的材料又是那样多，所以看到长达几千字的简报不禁眉头一皱，只好看看题目和开头就只好扔下了。目前各级政府机关简报中普遍存在着长而空的现象，这与现代化的形势是不相符的，也应加以改革，力求简报文字精粹简短一些。简报故名思义就是简短报告，而现在大都成了长篇报告了。要做到精粹简短就应力求把最有价值、最新鲜的事情写到简报里去。文字要再三推敲，能够实实在在地表达清意思就可，华而不实的空话一律不要。每期简报字数一般应控制在千字左右为好。
二是写法死板，语言欠生动。有一些简报写法固守一种老格式，死板板的，语言干巴巴的，让人看了味同嚼腊。简报究竟怎样写好，应该因内容而定，写法应该灵活多样，每期简报有不同的写法，给人一种新鲜感，使人能够有兴趣地读下去。文字应该生动一些，活泼一些。所谓的生动，就是要多采用一些生活气息较浓厚的词语，多选用一些来自群众的活泼语言。有时一大段干巴巴文字如果换成一句来自生活中的“成语”或“歇后语”等就显得生动许多，使文字为之增彩生辉，让人看了感到形象易懂，印象深刻。
三是从主观想象出发，带着框框找例子。作为政府机关的简报，必须忠于客观实际，如实地反映客观实际的本来面目。客观实际情况是怎样的，在简报中反映也应该是怎样的。既不能添枝加叶，又不能人为的自我完美。而有些简报却采取先入为主，从个人主观想象出发，带着框框去拼凑例子。这样的简报给人一种虚假造作之感，简报中反映的情况使人很难相信其真实性。这样就会起到相反的效果，降低各级政府的威信。简报写作，只能是客观实际的真实反映，而不能搞虚构创造。
四是选取内容不新鲜，揭示问题缺乏深度。作为简报的功能来说，就是要发挥其对工作的指导性作用，给别人以启示性的效果。所以这就要求简报所选取的内容要新鲜突出，而不是平平淡淡一般化；所揭示的问题有深度，而不浮浅。有不少的简报内容毫无特色，没有使人发生兴趣的东西，使人很不愿意看。即使硬着头皮看了，像似喝了一杯白开水，淡得很。也有不少的简报就事论事，泛泛一谈，简单一味地堆一些数字、例子，也不知道要说明什么问题，使人看了不得要领，只能越看越烦。存有上述情况的简报有什么用呢？只能是浪费领导的精力，浪费纸张油墨。
如何使简报做到可读可信呢？笔者试就这个问题浅谈一些看法：
一、用字简练，高度概括，要在“简”字上下功夫。有人总认为写作简报没有什么了不起，看得那么简单、容易。其实不然，要写好一期简报，并不是那么简单、容易的。尤其是做到这个“简”字，一般人是很难过关的。我认为要做到“简”字不下一番苦功夫是不行的。要下苦功夫，一是要具有高度的概括能力。作为简短报告，必须是对所反映的情况做到高度概括，而不是罗罗嗦嗦，拖泥带水。这就要求秘书人员必须下功夫学会掌握反映情况的综合概括能力。二是要具有简练的文字表达能力。简报的语言应该是很精粹简练的。在简报写作过程中，要字斟句酌，做到咬文嚼字，尽可能选择那些能够简练地表达清意思的字、词。在这方面，我们应当向古人学习，用简练的文字去表达丰富的内容。
二、客观实在，准确反映，要客观地反映事物的本来面目。按照辩证唯物主义观点，认识来源于实践。所以简报中的思想观点，必须是从客观实际情况中概括出来，而绝不能凭个人一时心血来潮，搞主观想象。要做到客观地反映事物的本来面目：一是要注重调查研究。尽可能地到生活实际中去，多方面地了解情况，听取各方面的反映，弄清事物发展的来龙去脉，在掌握大量真实情况的基础上进行研究思索，理出一些条理性、规律性的东西来。二是要准确地反映实际情况，在写作简报过程中，要注意语句精当，既不能夸大，也不可缩小，有一是一，有二是二，不随意加添。三是要筛选那些有代表性的情况事例。选择的事例只有具有普遍性，对面上情况有代表性，才能真实地反映情况。而那些不具有代表性的个别偶然事例，是不能反映面上普遍情况的，只能会影响其真实性。
三、写法灵活，形式多样，要在增强简报可读性上多努力。写作方法上的灵活多样，可以使简报增强可读性，，收到较好的效果。一是标题要多种多样。根据内容的需要，制做一些生动的好标题，这对于增强简报的可读性是至关重要的。因为，人们拿起一份简报来，首先映入眼帘的是标题，如果标题新颖生动，就能吸引人往下看。如果标题平平常常，一般化没味道，容易使人们把拿起的简报扔到一边，不愿意理它了。二是要讲究开头，开头也应是多种多样的，不可固守一格，同时，开头要力求新颖生动些，吸引人能够读下去。三是格式要灵活。简报的格式也不能就是那么几种，死板板的，也应讲求灵活一些，做到别具一格，每期简报都有不同格式。这样，灵活多样的写法，可以使每期简报以其不同特色的面貌出现在人们面前，就会使人们愿看，爱看，从中受到启发教育。
内容求新，挖掘要深，要下大力使简报有价值、有份量。作为一期简报，内容只有是新鲜的，思想观点是深刻的，才有价值、有份量、有指导作用和启示效果。客观事物总是在千变万化的，人们的思想观念也在时时地发生着深刻的变化。所以要求简报所反映的客观情况应该是千变万化中最新鲜有价值的情况，而不是过时的情况，也不是一般化的情况；要求简报提炼的思想观点应该是深刻的鲜明的，而不是那些陈旧的观点，也不是浮浅的观点。如何做到内容求新呢？一是要符合时代发展变化的超前要求；二是要突出当前工作中急需要解决的难题；三是要反映群众迫切渴望解决的问题；四是具有自己独特的创造性。所谓挖掘要深，就不是光满足于停留在表面现象上的泛泛而谈，而是反映事物发展变化的内在本质。就是说不仅要写出是怎样做的，做了什么，而是要写出为什么要这样做，要把背景交待出来，说明是在什么样的情况下做的。同时不能就事论事，而应就事论理，把事情提到理性的高度来认识，用科学理论来说明几个实际问题，这样就使简报有份量了。

上一篇：关于提高政府工作简报质量与增强指导性
下一篇：领导的艺术，如何才能当一个让人服气的领导。